Het effect van je communicatie is de respons die je krijgt

Herken je dat dat de communicatie tussen jou en iemand anders niet zo soepel verloopt. Wellicht herken je de uitspraken: moet ik dat nou alweer herhalen? Je begrijpt niet wat ik bedoel! Je luistert nooit naar me! Of herken je de situatie waarin je iets zegt en de ander er totaal van in de stress schiet, terwijl de boodschap die je probeerde over te brengen juist de tegenovergestelde intentie had? Je kunt daarbij de oorzaak bij de ander leggen en wellicht denken dat de ander het toch wel niet zal begrijpen, maar je kunt daar ook anders tegen aankijken en dat lees je hier. De vooronderstelling die hier verder wordt uitgelegd is “Het effect van je communicatie is de respons die je krijgt”.

Confucius wist het al te melden: “de hele kunst van het spreken is begrepen te worden”. Ook al is de intentie van je communicatie goed, het succes van het overbrengen van de boodschap is voornamelijk afhankelijk van hoe de boodschap door de ontvanger wordt ontvangen en wat je daarbij bedoelde te zeggen is daaraan ondergeschikt. Oftewel communicatie krijgt haar betekenis door het effect op de ander. Het effect, de respons van communicatie bepaalt of het goede communicatie is of niet.

Simpel gezegd: Als jouw communicatie niet bereikt wat je ermee had willen bereiken, dan is het aan jou om iets te veranderen aan jouw communicatie.

Als je deze vooronderstelling weet op te nemen in je communicatie, dan zal je gaan merken dat de respons op jouw communicatie anders wordt. Je eigen beleving wordt anders en je zal daardoor veel opener en flexibeler in je communicatie worden. Dat zal niet alleen een verschil voor jezelf maken, maar ook anderen zullen dit verschil opmerken en daardoor dus anders reageren op jouw communicatie. Je zult merken dat er minder makkelijk weerstand ontstaat en dat er meer begrip voor elkaar wordt getoond.

Verantwoordelijkheid nemen
Het uitgangspunt van deze vooronderstelling is, is dat iedereen verantwoordelijk is voor zijn eigen communicatie en daarbij verantwoordelijk is voor de respons die daar op volgt. Oftewel de persoon die de boodschap overbrengt doet er goed aan om rekening te houden met hoe deze boodschap wordt overgebracht en met welke inhoud, om te zorgen dat jij de gewenste respons bereikt. Het plaatst de verantwoordelijkheid van het overbrengen van de boodschap bij jou en legt de schuld voor eventuele misverstanden niet langer bij een ander neer. Als de reactie niet is wat je verwachtte, neem dan het eigenaarschap voor jouw communicatie en vergroot daarmee de kans dat je de respons oproept die je wilt bereiken. Dit noemen we het vergroten van jouw flexibiliteit.

Flexibiliteit
De weerstand die je gesprekspartner laat zien is een teken dat je waarschijnlijk niet flexibel genoeg bent. Door het aanpassen van jouw communicatie, via je gedrag en je woorden, vergroot je de flexibiliteit om dingen anders aan te pakken. Door het nemen van de verantwoordelijkheid voor de boodschap én de respons daarop, vergroot je je flexibiliteit en dus de kans dat je zult bereiken wat je wilt bereiken.

Iedereen heeft een eigen wereldbeeld. Om daar op in te spelen en dus om een gewenst resultaat te behalen, moeten verschillende mensen verschillend aangesproken worden. Dat betekent dat bij de ene persoon een bepaald verzoek tot het gewenste resultaat leidt, terwijl dat verzoek bij een andere persoon, of bij dezelfde persoon in een andere situatie geen effect heeft. Je dient daarom de communicatie af te stemmen op de ontvanger en de context waar die zich in bevindt. Hoe beter je als zender aansluit bij de (non-)verbale communicatie en perceptie van de ontvanger, des te beter zal je boodschap overkomen en zul je je gewenste resultaten behalen.

Voorbeeld
Je hebt zojuist een mailbericht naar iemand gestuurd met het verzoek een taak te verrichten. De reactie laat echter op zich wachten en je begint je zorgen te maken want de deadline komt dichterbij. Je begint je wellicht af te vragen van, ja hij zal het wel weer niet begrijpen, of negeert hij nu alweer mijn berichten. De ‘schuld’ gaat vaak naar de ander. Maar wat als je de verantwoordelijkheid nu bij jezelf neer legt? Zou ik de boodschap wel duidelijk hebben kunnen overbrengen dat dit prioriteit heeft? Was e-mailen wel de beste manier om mijn boodschap duidelijk te maken. Door naar je eigen communicatie te kijken én de respons daarop, kun je voor beide verantwoordelijkheid nemen en de juiste acties uitzetten om je boodschap beter over te laten komen.

Samenvattend betekent dit dus dat iedereen zelf verantwoordelijk is voor zijn eigen communicatie én de respons daarop. Het maakt daarom niet uit wie het misverstand of de miscommunicatie veroorzaakt. Ook als de andere persoon zich gekwetst of aangevallen voelt, terwijl de intentie goed was, je gaat daarbij terug naar je eigen communicatie. Proactief en flexibel ga je opzoek naar een oplossing, zo zou je je woorden terug kunnen nemen, of je gooit het over een andere boeg of wellicht geef je de ander wel gelijk. Jouw flexibiliteit zal daarin bepalend zijn.

Zelf stappen zetten:
Wil je hier zelf mee aan de slag kijk dan eens naar de volgende opdrachten:

Opdracht 1 Als je iets wil communiceren begin dan altijd met het einddoel in gedachten. Bedenk eerst wat het gewenste resultaat van je communicatie zou moeten zijn en stem daar je communicatie op af.

Opdracht 2 Als je merkt dat de boodschap niet overkomt zoals je eigenlijk bedoeld hebt, probeer dan iets anders in je communicatie. Het oude standpunt inbrengen op dezelfde manier zorgt vaak niet voor verbetering en juist het tegenovergestelde wat je wilt bereiken. Probeer daarom iets anders in je communicatie. Gebruik andere woorden, stem meer af op het wereldbeeld van de ander of hak de zin in stukken.

Wil je meer willen lezen hierover, lees dan verder in mijn blog of lees de volgende boeken: